فهرست تجهیزات را چطور برای راه‌اندازی CMMS آماده کنیم؟
فهرست تجهیزاتی که سال‌ها در اکسل رشد کرده، معمولاً همان‌طور که هست به درد نرم‌افزار نگهداری نمی‌خورد. چند قدم ساده که کار راه‌اندازی را کوتاه و داده را قابل اعتماد می‌کند.
تیم وایوتک··۶ دقیقه مطالعه
راه‌اندازی هر نرم‌افزار نگهداری، دیر یا زود به یک فایل اکسل می‌رسد: فهرست تجهیزات. فایلی که معمولاً چند نفر در طول چند سال ساخته‌اند، چند نسخه از آن روی کامپیوترهای مختلف هست و اسمش چیزی شبیه «فهرست-تجهیزات-نهایی(۲).xlsx» است.
این فایل گنجینه است؛ همه دانش تصفیه‌خانه درباره تجهیزاتش در آن جمع شده. ولی همان‌طور که هست، معمولاً نمی‌شود واردش کرد. این نوشته چند قدم عملی برای آماده کردن آن را مرور می‌کند؛ قدم‌هایی که چه وایوتک را انتخاب کنید و چه هر نرم‌افزار دیگری، به کارتان می‌آید.
خطاهای همیشگی
پیش از هر کاری، بهتر است بدانیم دنبال چه می‌گردیم. در تقریباً همه فهرست‌هایی که دیده‌ایم، این مشکلات تکرار می‌شوند:
- کد تکراری. دو ردیف با کد P-RAS1؛ یکی «پمپ لجن برگشتی ۱» و دیگری «پمپ برگشت لجن». معمولاً یک تجهیزند که دو بار ثبت شده‌اند.
- سلول‌های ادغام‌شده. ستون «محل» برای سه دمنده در یک سلول ادغام‌شده نوشته شده. در اکسل خوانا است، ولی در ورود داده فقط ردیف اول محل می‌گیرد.
- محل خالی. تجهیزی که معلوم نیست کجا نصب است.
- واحدهای ناهمخوان. دبی یک پمپ به متر مکعب بر ساعت، دیگری به لیتر بر ثانیه، و سومی بدون واحد.
- مخلوط جایگاه و تجهیز. ردیف‌هایی که هم محل نصب‌اند و هم مشخصات یک دستگاه خاص.
- تجهیزات از رده خارج. پمپی که سه سال پیش اسقاط شده ولی هنوز در فهرست است.
بهترین زمان برای پیدا کردن یک کد تکراری، پیش از ورود داده است؛ نه شش ماه بعد که دو سابقه نیمه‌کاره دارید.
قدم اول: ساختار را پیش از جزئیات بسازید
وسوسه این است که مستقیم سراغ ستون‌ها و فیلدها برویم. ولی بهتر است اول ساختار تصفیه‌خانه روشن شود:
- ساختمان‌ها و محوطه‌ها. ایستگاه پمپاژ ورودی، ساختمان دمنده‌ها، محوطه ته‌نشینی ثانویه.
- جایگاه‌ها در هر کدام. پمپ ورودی ۱، پمپ ورودی ۲، تابلو MCC.
- واحدهای فرایندی. آشغال‌گیر، تصفیه بیولوژیکی با خطوطش، ته‌نشینی ثانویه، خط لجن.
- ارتباط جایگاه با واحد. هر جایگاه در خدمت کدام واحد است.
وقتی این اسکلت آماده باشد، هر ردیف فهرست قدیمی جای مشخصی پیدا می‌کند و ردیف‌هایی که جایی نمی‌گیرند، خودشان را نشان می‌دهند.
قدم دوم: کدگذاری را تصمیم بگیرید، نه اختراع
اگر کدگذاری فعلی‌تان کار می‌کند و مردم با آن آشنا هستند، نگهش دارید. لازم نیست برای راه‌اندازی نرم‌افزار، کدهایی را که روی تابلوها نوشته شده و همه حفظشان هستند عوض کنید. فقط دو قاعده را رعایت کنید:
- هر کد در دسته خودش یکتا باشد.
- کد بعد از اینکه پذیرفته شد، بی‌دلیل عوض نشود.
اگر کدگذاری ندارید یا خیلی نامنظم است، یک الگوی ساده انتخاب کنید که از کد بشود فهمید چه چیزی کجاست، مثلاً پیشوند تصفیه‌خانه، نوع تجهیز و شماره: WW-P-RAS-01.
قدم سوم: یک فایل، با بازنگری
یکی از دلایلی که داده خراب می‌شود، این است که چند نفر هم‌زمان روی نسخه‌های مختلف یک فایل کار می‌کنند. بهتر است یک کتاب کار مرجع وجود داشته باشد و هر تغییر عمده، یک بازنگری جدید باشد:
- بازنگری ۳: فهرست اولیه از واحد نگهداری.
- بازنگری ۴: کدهای تکراری رفع شد، محل‌ها کامل شد، همزن انوکسیک ۲ اضافه شد.
هر بازنگری پیش از پذیرفته شدن بررسی می‌شود: خطاها کجاست؟ نسبت به بازنگری قبل چه عوض شده؟ وقتی یک بازنگری تمیز است، پذیرفته می‌شود و مبنای ورود داده قرار می‌گیرد.
قدم چهارم: همه را یک‌جا وارد نکنید
اگر فهرست بزرگ است، لازم نیست همه چیز در روز اول کامل باشد. یک راه خوب این است که از تجهیزات حیاتی شروع کنید: پمپ‌های ورودی، دمنده‌ها، پمپ‌های لجن، تجهیزات گندزدایی. این‌ها همان‌هایی‌اند که بیشترین کار نگهداری و بیشترین هزینه خرابی را دارند.
بقیه را می‌شود در بازنگری‌های بعدی اضافه کرد. مهم این است که از روز اول، کار واقعی روی تجهیزات مهم ثبت شود.
قدم پنجم: کسی که تصفیه‌خانه را می‌شناسد، کنار کار باشد
آخرین نکته فنی نیست ولی شاید مهم‌ترین باشد. آماده کردن فهرست تجهیزات، کار یک کارشناس فناوری اطلاعات به‌تنهایی نیست. کسی باید کنار کار باشد که بداند «دمنده ۳» همان دمنده رزرو است، پمپ لجن مازاد سال گذشته عوض شده و فلان ردیف مال تجهیزی است که دیگر وجود ندارد.
یک نفر از بهره‌برداری و یک نفر از نگهداری، چند ساعت در هفته، معمولاً کافی است. همین چند ساعت، از ماه‌ها اصلاح داده بعد از راه‌اندازی جلوگیری می‌کند.
اشتباه‌هایی که بعداً گران تمام می‌شوند
چند تصمیم در آماده‌سازی فهرست هست که در لحظه ساده به نظر می‌رسند ولی بعداً هزینه دارند:
- کپی کردن ستون‌ها بدون فهمیدنشان. ستونی به اسم «وضعیت» که در فایل قدیمی گاهی «فعال» است، گاهی «رزرو» و گاهی «خراب»، سه مفهوم مختلف را مخلوط کرده است. بهتر است پیش از ورود، معلوم شود هر مقدار واقعاً چه معنایی دارد.
- وارد کردن تجهیزات اسقاط‌شده به‌عنوان فعال. این تجهیزات بعداً در برنامه PM، گزارش‌ها و فهرست کار امروز ظاهر می‌شوند و اعتماد به سیستم را کم می‌کنند.
- رها کردن واحد اندازه. «۲۰۰» بدون واحد، یک عدد بی‌معنی است. اگر نمی‌دانید دبی پمپ به چه واحدی است، خالی بگذارید و بعداً تکمیل کنید.
- ساختن سلسله‌مراتب خیلی عمیق. شش سطح ساختمان و طبقه و اتاق و ردیف برای یک ایستگاه پمپاژ ساده، فقط پیدا کردن تجهیز را سخت می‌کند.
اشتباه کوچکی که بزرگ می‌شود
یک مثال واقعی‌نما: در فهرست قدیمی، دو ردیف برای پمپ لجن برگشتی ۱ هست. یکی را واحد نگهداری ساخته و سابقه دو تعمیر دارد؛ دیگری را واحد بهره‌برداری ساخته و ساعت کارکرد دارد. اگر هر دو وارد شوند، از روز اول دو «پمپ» داریم که هیچ‌کدام تصویر کاملی ندارند. دستور کارها نصف روی یکی و نصف روی دیگری ثبت می‌شوند و شش ماه بعد، ادغام این دو، کاری است که هیچ‌کس دوست ندارد انجام دهد.
همین اشتباه اگر پیش از ورود دیده شود، با پنج دقیقه صحبت بین دو واحد حل می‌شود.
خلاصه
- خطاهای رایج را بشناسید و پیش از ورود پیدایشان کنید.
- اول ساختار را بسازید: ساختمان، جایگاه، واحد فرایندی.
- کدهای آشنا را نگه دارید؛ فقط یکتا و پایدار باشند.
- یک کتاب کار مرجع با بازنگری‌های بررسی‌شده داشته باشید.
- از تجهیزات حیاتی شروع کنید.
- کسی که تصفیه‌خانه را می‌شناسد، کنار کار باشد.